Privacybeleid

Laatste update: 12 juni 2026

Artikel 1. Algemeen

Dit privacybeleid beschrijft hoe VEXIR BV, handelend onder de naam Beyond KPI (hierna “Beyond KPI”), persoonsgegevens verwerkt. Beyond KPI heeft haar maatschappelijke zetel te Pieter de Cockelaerestraat 6, 8500 Kortrijk en is ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen onder het nummer 0665.715.849. U kunt Beyond KPI bereiken via www.kpi.be, per e-mail op dennis.houthoofd@kpi.be of telefonisch op +32 488 90 41 40.

Voor de meeste verwerkingen die in dit privacybeleid worden beschreven, treedt Beyond KPI op als verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (GDPR). Wanneer Beyond KPI in opdracht van een klant toegang krijgt tot diens data en daarin persoonsgegevens verwerkt, treedt Beyond KPI op als verwerker. Dat onderscheid wordt verder toegelicht in artikel 7.

Artikel 2. Toepassingsgebied

Dit privacybeleid is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens van:

• bezoekers van de website www.kpi.be;

• personen die contact opnemen met Beyond KPI, bijvoorbeeld via e-mail, telefoon of een contactformulier;

• klanten en prospecten, en hun medewerkers en contactpersonen;

• leveranciers, onderaannemers en externe specialisten, en hun contactpersonen;

• deelnemers aan workshops, opleidingen en coachingtrajecten.

Artikel 3. Welke persoonsgegevens verwerken wij

Afhankelijk van de relatie en de context kan Beyond KPI de volgende categorieën van persoonsgegevens verwerken:

• identificatie- en contactgegevens: naam, voornaam, functie, bedrijf, e-mailadres, telefoonnummer en adres;

• facturatie- en administratieve gegevens: facturatieadres, btw-nummer, ondernemingsnummer en betalingsgegevens;

• de inhoud van communicatie: e-mails, berichten, verslagen van gesprekken en andere correspondentie;

• technische gegevens over uw websitebezoek: IP-adres, browsertype, toesteltype en surfgedrag op www.kpi.be, voor zover toegelaten via cookies;

• gegevens in het kader van workshops en coaching: inschrijvingsgegevens, aanwezigheden en evaluaties.

Daarnaast kan Beyond KPI in het kader van opdrachten rond data-analyse, Power BI, Microsoft Fabric, process mining, procesverbetering en AI-toepassingen toegang krijgen tot KPI’s en tot rapporterings-, financiële, operationele en procesdata van klanten. Deze data kan persoonsgegevens bevatten, bijvoorbeeld van medewerkers, klanten of leveranciers van de klant. Op die verwerkingen is artikel 7 van toepassing.

De website en de diensten van Beyond KPI richten zich uitsluitend tot professionele gebruikers. Beyond KPI verwerkt niet bewust persoonsgegevens van kinderen.

Artikel 4. Doeleinden

Beyond KPI verwerkt persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

• het uitvoeren van opdrachten en het leveren van diensten, inclusief offertes, planning en opvolging;

• communicatie met klanten, prospecten, leveranciers en andere contactpersonen;

• administratie, boekhouding, facturatie en de naleving van wettelijke verplichtingen;

• marketing en bedrijfsontwikkeling, zoals het versturen van relevante informatie over diensten, inzichten of events;

• het beheer, de beveiliging en de verbetering van de website www.kpi.be.

Artikel 5. Cookies

Bij een bezoek aan www.kpi.be kunnen cookies en gelijkaardige technologieën worden gebruikt. Noodzakelijke cookies worden altijd geplaatst; andere cookies enkel met uw toestemming. Meer informatie over de gebruikte cookies, de bewaartermijnen en het beheer van uw voorkeuren vindt u in het cookiebeleid op www.kpi.be.

Artikel 6. Rechtsgronden

Beyond KPI verwerkt persoonsgegevens op basis van de volgende rechtsgronden:

• de uitvoering van een overeenkomst of van precontractuele stappen, bijvoorbeeld bij het opmaken van een offerte of het uitvoeren van een opdracht;

• de naleving van wettelijke verplichtingen, bijvoorbeeld op het vlak van boekhouding en fiscaliteit;

• het gerechtvaardigd belang van Beyond KPI, bijvoorbeeld voor direct marketing naar bestaande zakelijke contacten, de beveiliging van systemen en het beheer van de klantenrelatie, telkens na afweging tegen uw rechten en vrijheden;

• uw toestemming, bijvoorbeeld voor bepaalde cookies of nieuwsbrieven. U kunt uw toestemming op elk moment intrekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking.

Artikel 7. Klantendata, data-analyse en AI: de rol van Beyond KPI als verwerker

In het kader van opdrachten rond KPI-definitie, managementrapportering, Power BI, Microsoft Fabric, data-analyse, process mining, procesverbetering, automatisatie en AI-toepassingen kan Beyond KPI toegang krijgen tot KPI’s en tot rapporterings-, financiële, operationele en procesdata van klanten. Voor zover deze data persoonsgegevens bevat, verwerkt Beyond KPI die uitsluitend in opdracht en volgens de instructies van de klant. De klant treedt daarbij op als verwerkingsverantwoordelijke en Beyond KPI als verwerker.

Voor deze verwerkingen sluiten Beyond KPI en de klant een verwerkersovereenkomst conform artikel 28 GDPR. Daarin worden onder meer het voorwerp en de duur van de verwerking, de aard en het doel ervan, de categorieën van persoonsgegevens en betrokkenen, de beveiligingsmaatregelen en de afspraken over onderaannemers vastgelegd.

Klantendata wordt niet gebruikt om externe of algemene AI-modellen te trainen, tenzij dit uitdrukkelijk en schriftelijk met de klant is overeengekomen. Beyond KPI gebruikt klantendata uitsluitend voor de uitvoering van de afgesproken opdracht.

De resultaten van data-analyses, dashboards en AI-toepassingen zijn afhankelijk van de data, de context, de systemen en de input die de klant ter beschikking stelt. Deze resultaten zijn ondersteunend van aard en moeten door de klant worden gevalideerd vooraleer er beslissingen op worden gebaseerd. Beyond KPI neemt geen managementbeslissingen namens de klant; de klant blijft verantwoordelijk voor beslissingen, datakwaliteit, interne controle, validatie, governance en implementatie.

Artikel 8. Met wie delen wij persoonsgegevens

Beyond KPI deelt persoonsgegevens enkel wanneer dat nodig is, met de volgende categorieën van ontvangers:

• IT-, hosting-, software- en cloudleveranciers die nodig zijn voor de werking van de website, e-mail, opslag en de gebruikte tools;

• de boekhouder en, waar nodig, juridische of andere professionele adviseurs;

• zorgvuldig geselecteerde onderaannemers en externe specialisten die bij een opdracht betrokken zijn en die gebonden zijn aan vertrouwelijkheids- en gegevensbeschermingsverplichtingen;

• klanten, voor zover dat past binnen de uitvoering van een opdracht;

• overheden en gerechtelijke instanties, wanneer Beyond KPI daartoe wettelijk verplicht is.

Beyond KPI verkoopt geen persoonsgegevens en stelt ze niet ter beschikking van derden voor hun eigen commerciële doeleinden.

Artikel 9. Internationale doorgifte

Beyond KPI verwerkt persoonsgegevens zoveel mogelijk binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Wanneer leveranciers of tools persoonsgegevens buiten de EER verwerken, gebeurt dit enkel met passende waarborgen, zoals een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie of de standaardcontractbepalingen (SCC’s) van de Europese Commissie, waar nodig aangevuld met bijkomende maatregelen.

Artikel 10. Bewaartermijn

Beyond KPI bewaart persoonsgegevens niet langer dan nodig voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt, rekening houdend met wettelijke bewaartermijnen. Boekhoudkundige en fiscale documenten worden bewaard volgens de wettelijke termijnen. Contact- en klantgegevens worden bewaard zolang de relatie loopt en gedurende een redelijke periode daarna, onder meer met het oog op verjaringstermijnen. Klantendata die Beyond KPI als verwerker verwerkt, wordt bewaard volgens de afspraken in de verwerkersovereenkomst en wordt na afloop van de opdracht teruggegeven of verwijderd, volgens de instructies van de klant.

Artikel 11. Beveiliging

Beyond KPI neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang en ongeoorloofde wijziging of bekendmaking. Daarbij horen onder meer toegangsbeheer, sterke authenticatie, versleuteling waar passend, en duidelijke afspraken met leveranciers en onderaannemers. Geen enkel systeem biedt absolute veiligheid, maar Beyond KPI evalueert en verbetert haar maatregelen op regelmatige basis.

Artikel 12. Uw rechten

U beschikt, binnen de grenzen van de GDPR, over de volgende rechten:

• het recht op inzage in de persoonsgegevens die Beyond KPI over u verwerkt;

• het recht op verbetering van onjuiste of onvolledige gegevens;

• het recht op verwijdering van uw gegevens, in de gevallen voorzien door de GDPR;

• het recht op beperking van de verwerking;

• het recht op overdraagbaarheid van gegevens die u zelf heeft verstrekt;

• het recht om bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen, waaronder direct marketing;

• het recht om een gegeven toestemming op elk moment in te trekken.

U kunt deze rechten uitoefenen door een e-mail te sturen naar dennis.houthoofd@kpi.be. Om uw identiteit te verifiëren kan Beyond KPI bijkomende informatie vragen. Beyond KPI antwoordt in principe binnen één maand na ontvangst van uw verzoek.

Betreft uw verzoek persoonsgegevens die Beyond KPI als verwerker voor een klant verwerkt, dan zal Beyond KPI u doorverwijzen naar de betrokken klant als verwerkingsverantwoordelijke en de klant waar nodig ondersteunen bij de behandeling van uw verzoek.

Artikel 13. Klachten

Heeft u een klacht over de verwerking van uw persoonsgegevens, neem dan eerst contact op met Beyond KPI via dennis.houthoofd@kpi.be. U heeft daarnaast altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Belgische toezichthoudende autoriteit:

Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.

Artikel 14. Wijzigingen

Beyond KPI kan dit privacybeleid aanpassen, bijvoorbeeld bij wijzigingen in de dienstverlening, de gebruikte tools of de regelgeving. De meest recente versie staat steeds op www.kpi.be, met vermelding van de datum van de laatste update. Bij belangrijke wijzigingen informeert Beyond KPI haar klanten en contactpersonen waar redelijkerwijze mogelijk.