Algemene voorwaarden

Versie: 12 juni 2026

Deze algemene voorwaarden en kaderovereenkomst (hierna “de Voorwaarden”) regelen de samenwerking tussen VEXIR BV, handelend onder de naam Beyond KPI (hierna “Beyond KPI”), en haar opdrachtgevers. Zij vormen samen met de offerte of opdrachtbrief het volledige contractuele kader voor de dienstverlening van Beyond KPI.

Artikel 1. Toepassing en aanvaarding

Deze Voorwaarden zijn van toepassing op alle offertes, opdrachtbrieven, overeenkomsten en diensten van Beyond KPI, tenzij er schriftelijk en uitdrukkelijk van wordt afgeweken. Door de ondertekening van een offerte of opdrachtbrief, of door het geven van een opdracht aan Beyond KPI, aanvaardt de opdrachtgever deze Voorwaarden.

Eigen aankoop- of andere voorwaarden van de opdrachtgever zijn niet van toepassing, ook niet wanneer zij later worden meegedeeld, tenzij Beyond KPI ze uitdrukkelijk en schriftelijk heeft aanvaard. Bij tegenstrijdigheid tussen deze Voorwaarden en een specifieke offerte of opdrachtbrief heeft de offerte of opdrachtbrief voorrang voor het punt waarop de afwijking betrekking heeft.

Artikel 2. Diensten en rolverdeling

Beyond KPI levert diensten op het vlak van KPI-definitie, managementrapportering en performance management, Power BI en Microsoft Fabric, data-analyse, process mining, procesverbetering, automatisatie, AI-toepassingen en AI-agents, alsook workshops, coaching en kennisoverdracht. De concrete inhoud, omvang en planning van elke opdracht worden beschreven in de offerte of opdrachtbrief.

De diensten van Beyond KPI bestaan uit advies, analyses, dashboards, rapporten, procesanalyses, aanbevelingen en, waar overeengekomen, ondersteuning bij de implementatie. Beyond KPI neemt geen managementbeslissingen in naam of voor rekening van de opdrachtgever. Alle beslissingen over het al dan niet opvolgen van adviezen en aanbevelingen, en over de implementatie ervan, worden genomen door de opdrachtgever en blijven diens verantwoordelijkheid.

Beyond KPI treedt niet op als vertegenwoordiger of lasthebber van de opdrachtgever, niet als auditor of commissaris, en niet als beheerder van de IT-omgeving van de opdrachtgever, tenzij dit schriftelijk en uitdrukkelijk anders is overeengekomen.

Artikel 3. Verantwoordelijkheden van de opdrachtgever

Een goede uitvoering van de opdracht vereist een actieve bijdrage van de opdrachtgever. De opdrachtgever verbindt zich ertoe om:

• alle managementbeslissingen te nemen en alle managementfuncties uit te oefenen die verband houden met de opdracht;

• een lid van het management of een andere voldoende ervaren medewerker aan te duiden die toezicht houdt op de opdracht en als aanspreekpunt fungeert;

• tijdig correcte, volledige en relevante data, documenten en informatie aan te leveren en de nodige toegang te verlenen tot systemen, medewerkers en locaties;

• de resultaten, analyses, dashboards en aanbevelingen van Beyond KPI te evalueren en te valideren vóór gebruik of implementatie;

• in te staan voor de eigen interne controle, datakwaliteit, governance en de naleving van de op de opdrachtgever toepasselijke wetgeving.

Vertragingen of meerkosten die het gevolg zijn van laattijdige, onvolledige of onjuiste input van de opdrachtgever, vallen niet ten laste van Beyond KPI en kunnen aanleiding geven tot aanpassing van de planning en de vergoeding.

Artikel 4. Data, datakwaliteit en gegevensbescherming (GDPR)

De analyses, dashboards, AI-toepassingen en aanbevelingen van Beyond KPI zijn in belangrijke mate gebaseerd op de data, systemen en informatie die de opdrachtgever aanlevert. De opdrachtgever blijft verantwoordelijk voor de juistheid, volledigheid en kwaliteit van deze data en voor de rechtmatigheid van het gebruik ervan.

Wanneer Beyond KPI in het kader van een opdracht persoonsgegevens verwerkt in opdracht van de opdrachtgever, treedt de opdrachtgever op als verwerkingsverantwoordelijke en Beyond KPI als verwerker in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (GDPR). In dat geval sluiten de partijen een verwerkersovereenkomst conform artikel 28 GDPR, die de aard, het doel, de duur en de modaliteiten van de verwerking vastlegt.

Voor de persoonsgegevens die Beyond KPI voor eigen doeleinden verwerkt, zoals contact- en facturatiegegevens, treedt Beyond KPI op als verwerkingsverantwoordelijke. Meer informatie daarover staat in het privacybeleid op www.kpi.be.

Artikel 5. AI, analyses en aanbevelingen

De kwaliteit en betrouwbaarheid van analyses, dashboards, AI-output en aanbevelingen zijn afhankelijk van de data, de context, de systemen en de input die de opdrachtgever ter beschikking stelt. Resultaten van AI-toepassingen en AI-agents zijn ondersteunend van aard en kunnen onnauwkeurigheden bevatten.

De opdrachtgever verbindt zich ertoe om analyses, dashboards en AI-output te valideren vooraleer er beslissingen op te baseren of ze te implementeren. Beyond KPI ondersteunt deze validatie waar overeengekomen, maar de eindverantwoordelijkheid voor de validatie, de interpretatie en het gebruik van de resultaten ligt bij de opdrachtgever.

Artikel 6. Onderaannemers

Beyond KPI kan voor de uitvoering van een opdracht een beroep doen op zorgvuldig geselecteerde onderaannemers of externe specialisten, bijvoorbeeld op het vlak van SQL, data engineering, machine learning, AI, automatisatie of softwareontwikkeling. Beyond KPI blijft in dat geval het enige aanspreekpunt van de opdrachtgever en blijft verantwoordelijk voor de coördinatie en de kwaliteit van de geleverde diensten. Onderaannemers zijn gebonden aan vertrouwelijkheidsverplichtingen die minstens gelijkwaardig zijn aan deze Voorwaarden.

Artikel 7. Intellectuele eigendom

De specifiek voor de opdrachtgever ontwikkelde resultaten van de opdracht, zoals rapporten, dashboards en analyses (hierna “de Deliverables”), worden eigendom van de opdrachtgever na volledige betaling van alle voor de opdracht verschuldigde bedragen.

Alle intellectuele eigendomsrechten op kennis, methodieken, modellen, templates, frameworks, tools en generieke code die Beyond KPI vóór of los van de opdracht heeft ontwikkeld of tijdens de opdracht verder ontwikkelt (de pre-existing intellectuele eigendom), blijven uitsluitend toebehoren aan Beyond KPI. Voor zover deze elementen in de Deliverables zijn verwerkt, verkrijgt de opdrachtgever een niet-exclusief, niet-overdraagbaar gebruiksrecht voor intern gebruik binnen de eigen onderneming.

Beyond KPI mag de algemene kennis, ervaring en vaardigheden die zij tijdens de opdracht opdoet, gebruiken voor andere opdrachten, voor zover daarbij geen vertrouwelijke informatie van de opdrachtgever wordt gebruikt of bekendgemaakt.

Artikel 8. Vertrouwelijkheid

Elke partij behandelt de vertrouwelijke informatie van de andere partij strikt vertrouwelijk en gebruikt ze uitsluitend voor de uitvoering van de opdracht. Vertrouwelijke informatie omvat onder meer bedrijfsgegevens, financiële gegevens, operationele data, procesinformatie, KPI’s en commerciële informatie.

Deze verplichting geldt niet voor informatie die publiek bekend is of wordt zonder fout van de ontvangende partij, die de ontvangende partij al rechtmatig bezat vóór de mededeling, die rechtmatig van een derde werd verkregen, of die moet worden bekendgemaakt op grond van een wettelijke verplichting of een beslissing van een rechtbank of overheid. De vertrouwelijkheidsverplichting blijft gelden tot drie jaar na het einde van de opdracht. Beyond KPI legt dezelfde verplichtingen op aan de onderaannemers die bij de opdracht betrokken zijn.

Artikel 9. Tarieven en betaling

De tarieven en de facturatiewijze worden vastgelegd in de offerte of opdrachtbrief. Tenzij anders vermeld zijn alle bedragen exclusief btw en andere belastingen, en exclusief kosten die specifiek voor de opdracht worden gemaakt en vooraf zijn afgesproken. Beyond KPI kan haar tarieven jaarlijks herzien; voor lopende opdrachten wordt een tariefherziening minstens dertig dagen vooraf schriftelijk meegedeeld.

Facturen zijn betaalbaar binnen dertig dagen na factuurdatum. Protest tegen een factuur moet schriftelijk en gemotiveerd gebeuren binnen veertien dagen na factuurdatum; nadien wordt de factuur als aanvaard beschouwd.

Bij gehele of gedeeltelijke niet-betaling op de vervaldag is van rechtswege en zonder voorafgaande ingebrekestelling een nalatigheidsinterest verschuldigd conform de wet van 2 augustus 2002 betreffende de bestrijding van de betalingsachterstand bij handelstransacties, alsook een forfaitaire schadevergoeding van 10% van het openstaande bedrag, met een minimum van 125 euro, onverminderd het recht van Beyond KPI om een hogere werkelijk geleden schade te bewijzen.

Bij wanbetaling kan Beyond KPI, na schriftelijke verwittiging, de uitvoering van de lopende opdrachten opschorten tot de openstaande bedragen volledig zijn betaald, zonder dat de opdrachtgever hiervoor enige vergoeding kan eisen.

Artikel 10. Duur en beëindiging

Tenzij anders overeengekomen eindigt elke opdracht van rechtswege bij de voltooiing van de overeengekomen diensten. Opdrachten van onbepaalde duur of doorlopende samenwerkingen kunnen door elke partij worden beëindigd met een schriftelijke opzegtermijn van dertig dagen.

Elke partij kan de samenwerking met onmiddellijke ingang en zonder vergoeding beëindigen wanneer de andere partij een ernstige tekortkoming begaat en deze niet herstelt binnen vijftien dagen na schriftelijke ingebrekestelling, wanneer de verdere uitvoering van de opdracht onwettig of onmogelijk wordt, of wanneer de andere partij in staat van faillissement of vereffening verkeert. Beyond KPI kan de samenwerking eveneens met onmiddellijke ingang beëindigen bij aanhoudende wanbetaling of wanneer de opdrachtgever, ondanks schriftelijke verwittiging, niet de medewerking verleent die redelijkerwijze nodig is voor de uitvoering van de opdracht.

Bij beëindiging blijven alle diensten die tot de beëindigingsdatum zijn geleverd, en de bijbehorende kosten, verschuldigd.

Artikel 11. Garanties

Beyond KPI voert elke opdracht uit naar best vermogen, met de zorgvuldigheid en deskundigheid die van een professionele dienstverlener mag worden verwacht. Alle verbintenissen van Beyond KPI zijn inspanningsverbintenissen en geen resultaatsverbintenissen, tenzij in de offerte of opdrachtbrief uitdrukkelijk en schriftelijk een welomschreven resultaat is gegarandeerd.

Beyond KPI garandeert niet dat analyses, dashboards, software, AI-toepassingen of andere Deliverables foutloos of ononderbroken zullen werken, of dat zij geschikt zijn voor elk doel dat de opdrachtgever voor ogen heeft, mede omdat de resultaten afhankelijk zijn van de data, systemen en input van de opdrachtgever.

Artikel 12. Aansprakelijkheid

Voor zover wettelijk toegestaan is de totale aansprakelijkheid van Beyond KPI voor alle schade die voortvloeit uit of verband houdt met een opdracht, beperkt tot het bedrag van de vergoedingen (exclusief btw en kosten) die de opdrachtgever voor die opdracht aan Beyond KPI heeft betaald. Bij doorlopende opdrachten is de aansprakelijkheid beperkt tot de vergoedingen die betrekking hebben op de twaalf maanden die voorafgaan aan het schadeverwekkende feit.

Voor zover wettelijk toegestaan is Beyond KPI niet aansprakelijk voor indirecte schade of gevolgschade, zoals winstderving, omzetverlies, verlies van klanten, verlies van data, reputatieschade of schade door bedrijfsonderbreking, en evenmin voor schade die het gevolg is van onjuiste, onvolledige of laattijdig aangeleverde data of informatie van de opdrachtgever, of van beslissingen die de opdrachtgever neemt op basis van analyses, dashboards, AI-output of aanbevelingen.

Deze beperkingen gelden niet in geval van bedrog of opzettelijke fout van Beyond KPI, of in andere gevallen waarin een beperking van aansprakelijkheid wettelijk niet is toegestaan.

Artikel 13. Overmacht

Geen van beide partijen is aansprakelijk voor een tekortkoming die het gevolg is van overmacht, zoals onder meer ziekte of ongeval van een sleutelpersoon, storingen of uitval van IT-systemen, netwerken of clouddiensten van derden, cyberincidenten, stakingen, overheidsmaatregelen, natuurrampen of andere gebeurtenissen buiten de redelijke controle van de betrokken partij. De getroffen partij verwittigt de andere partij zo snel mogelijk en beide partijen overleggen over een redelijke oplossing. Duurt de overmachtssituatie langer dan zestig dagen, dan kan elke partij de opdracht schriftelijk beëindigen zonder schadevergoeding, met vergoeding van de al geleverde diensten.

Artikel 14. Wervingsverbod

Tijdens de duur van de samenwerking en gedurende twaalf maanden na het einde ervan zal de opdrachtgever geen medewerkers, vaste freelancers of onderaannemers van Beyond KPI die bij de opdracht betrokken waren, rechtstreeks of onrechtstreeks in dienst nemen of contracteren, behoudens voorafgaande schriftelijke toestemming van Beyond KPI. Bij overtreding is de opdrachtgever een forfaitaire vergoeding verschuldigd gelijk aan 100% van de bruto jaarvergoeding van de betrokken persoon, onverminderd het recht van Beyond KPI om een hogere werkelijk geleden schade te bewijzen.

Artikel 15. Beperking van rechtsvorderingen

Voor zover wettelijk toegestaan moet elke rechtsvordering die voortvloeit uit of verband houdt met een opdracht, worden ingesteld binnen één jaar nadat de eisende partij kennis heeft gekregen of redelijkerwijze kennis had moeten krijgen van de feiten waarop de vordering is gebaseerd.

Artikel 16. Zelfstandige partijen

Beyond KPI en de opdrachtgever zijn zelfstandige contractspartijen. Niets in deze Voorwaarden of in een opdracht doet een arbeidsovereenkomst, vennootschap, joint venture, agentuur of mandaatverhouding ontstaan. Beyond KPI bepaalt zelf, binnen het afgesproken kader, de wijze waarop de opdracht wordt uitgevoerd.

Artikel 17. Onderaanneming en overdracht

Beyond KPI mag voor de uitvoering van de opdracht een beroep doen op onderaannemers zoals beschreven in artikel 6, waarbij Beyond KPI het aanspreekpunt van de opdrachtgever blijft. Geen van beide partijen mag de overeenkomst of de rechten en verplichtingen eruit geheel of gedeeltelijk overdragen aan een derde zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de andere partij, die niet op onredelijke gronden mag worden geweigerd. Een overdracht in het kader van een fusie, splitsing of overname van de onderneming is wel toegestaan, mits de andere partij hiervan schriftelijk op de hoogte wordt gebracht.

Artikel 18. Voortbestaan

Bepalingen die naar hun aard bedoeld zijn om het einde van de opdracht te overleven, zoals de bepalingen over intellectuele eigendom, vertrouwelijkheid, betaling, aansprakelijkheid, het wervingsverbod, de beperking van rechtsvorderingen en het toepasselijke recht, blijven ook na het einde van de samenwerking van kracht.

Artikel 19. Toepasselijk recht, bevoegde rechtbank en splitsbaarheid

Op deze Voorwaarden en op elke opdracht is uitsluitend het Belgische recht van toepassing. Geschillen die niet in onderling overleg kunnen worden opgelost, behoren tot de uitsluitende bevoegdheid van de hoven en rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Gent, afdeling Kortrijk.

Indien een bepaling van deze Voorwaarden geheel of gedeeltelijk nietig, ongeldig of niet-afdwingbaar zou zijn, tast dit de geldigheid van de overige bepalingen niet aan. De partijen vervangen de betrokken bepaling in dat geval door een geldige bepaling die het economische en juridische doel ervan zo dicht mogelijk benadert.

Artikel 20. Identificatie

VEXIR BV, handelend onder de naam Beyond KPI

Maatschappelijke zetel: Pieter de Cockelaerestraat 6, 8500 Kortrijk

Ondernemingsnummer (KBO): 0665.715.849

E-mail: dennis.houthoofd@kpi.be

Telefoon: +32 488 90 41 40

Website: www.kpi.be