Bel of mail me rechtstreeks · +32 488 90 41 40 · dennis.houthoofd@kpi.be
Process mining
Uw proces verloopt zelden zoals het protocol zegt.
Process mining laat zien waar het afwijkt.
Voor de zaakvoerder, CFO, COO of operationeel verantwoordelijke die merkt dat het proces op papier niet is wat er in de praktijk gebeurt, en wil weten hoe dat concreet in kaart te brengen. Process mining is de techniek daarvoor, ook als u de term nooit eerder hoorde.
Beyond KPI begint niet met een dure enterprise-tool, maar met de data die er al is. Eerst wordt zichtbaar hoe een proces vandaag écht verloopt. Daarna wordt er gericht bijgestuurd, en leert het team de data zelf lezen. Voor Vlaamse productie-, groothandels- en dienstenbedrijven.
Twijfelt u of process mining hier het juiste instrument is, of gaat het breder? Bekijk dan Procesverbetering.
Process mining reconstrueert een proces op basis van de sporen die orders, transacties en handelingen achterlaten in uw eigen systemen: ERP, ordersysteem, tijdsregistratie. Geen enquêtes, geen aannames. Het resultaat is een objectief beeld van hoe een proces vandaag verloopt, inclusief de omwegen en uitzonderingen die niemand meer opmerkt omdat ze routine zijn geworden.
HERKENT U DIT?
Van process mining hebt u vermoedelijk nog nooit gehoord. Van uw eigen proces hebt u vooral een gevoel, geen bewijs.
De meeste zaakvoerders kennen de term niet, en dat is normaal: process mining leeft vooral in grote IT- en consultancykringen. Hoogstens is hij ooit voorbijgekomen bij een IT-partner, in een artikel, bij een concurrent, en bleef het vaag: iets met data, klinkt als een dure enterprise-tool voor een multinational met een eigen data-team.
Ondertussen weet u wel dat het proces op papier niet is wat er in de praktijk gebeurt. Stappen worden overgeslagen. Dezelfde taak gebeurt op twee plekken. Een order blijft hangen, zonder dat iemand het merkt. Niemand liegt daarover, het is gewoon routine geworden. Een jaarlijkse steekproef of een gesprek met de ploegbaas geeft een indruk, geen bewijs.
- Process mining zegt u wellicht niets, en u weet niet of het iets voor uw bedrijf betekent.
- Het proces op papier verschilt van hoe het er in de praktijk aan toe gaat.
- Er is geen budget of team voor een enterprise process mining-tool.
- Een steekproef of een gesprek met de ploegbaas geeft een indruk, geen bewijs.
- U wilt weten waar te starten, voor u in een tool of traject investeert.
Herkent u dit, dan is de vraag niet of process mining voor u werkt, maar hoe het op de schaal van uw bedrijf wordt toegepast. Zonder dure enterprise-tool, op basis van de data die er al is.
DE AANPAK
Van een proces dat u kent op gevoel naar een proces dat u kent op data.
Process mining toepassen begint niet met een tool aankopen. Eerst moet duidelijk zijn welke data er is en welk proces de moeite waard is om te reconstrueren.
Daarom begint Beyond KPI niet meteen met software. Eerst worden de systemen en de databronnen in kaart gebracht. Pas als duidelijk is wat mogelijk is, wordt het proces gereconstrueerd en geanalyseerd. Zo wordt een vaag gevoel een concreet, onderbouwd beeld dat u kunt meten en opvolgen.
1
Zien welke data er al is
Beyond KPI brengt in kaart welke systemen het proces vandaag registreren: ERP, ordersysteem, tijdsregistratie, een ticketing- of planningstool. Hoe vollediger die registratie, hoe scherper het beeld dat er later uit komt. Dit bepaalt meteen de haalbare scope: geen ambitie op papier, maar wat de data effectief toelaat.
2
Het werkelijke procesverloop reconstrueren
Met process mining wordt het proces gereconstrueerd op basis van de sporen die het in de systemen achterlaat. Zichtbaar wordt welke stappen worden overgeslagen, welke herhaald worden, en waar een order of dossier blijft hangen. Niet op basis van het protocol, maar op basis van wat er echt gebeurde.
3
De grootste knelpunten aanpakken
Beyond KPI stopt niet bij het overzicht. De data wijst meestal een beperkt aantal knelpunten aan met de grootste impact op doorlooptijd en marge. Die worden als eerste aangepakt, in samenspraak met wie het proces dagelijks uitvoert. Geen algemene procesoefening, maar een gerichte ingreep op wat de data toont.
4
Afwijkingen sneller opmerken
Een proces dat na een paar maanden weer afwijkt zonder dat iemand het ziet, is geen verbetering. Daarom bouwt Beyond KPI een manier om afwijkingen sneller te signaleren dan via een jaarlijkse steekproef, met duidelijke afspraken over wie bijstuurt wanneer het weer misloopt.
5
De data overdragen aan uw team
Het doel is niet dat u afhankelijk wordt van Beyond KPI. Uw team leert de data zelf lezen en gebruiken, niet enkel het eindrapport. Zo blijft de aanpak bruikbaar, ook wanneer Beyond KPI weg is.
Geen procesverbetering zonder een objectief beeld.
Ingrijpen op basis van een vermoeden raakt vaak de verkeerde stap. Beyond KPI maakt eerst zichtbaar wat er werkelijk gebeurt, en grijpt daarna gericht in.
Dit is dezelfde volgorde als elk traject bij Beyond KPI: meten, uitzoeken, ingrijpen, stabiliseren en trainen. Process mining is hier het instrument om te meten, geen doel op zich.
Is process mining alleen iets voor grote bedrijven?
Nee. Enterprise process mining-tools zijn gebouwd voor organisaties met tientallen processen en een eigen data-team. Op KMO-schaal gaat het meestal om één specifiek proces: orderverwerking, facturatie of een productielijn. Beyond KPI past de aanpak toe op die schaal, met de data die er al is, zonder een licentie die voor uw bedrijf overkill is.
VEELGESTELDE VRAGEN
Is process mining alleen iets voor grote bedrijven?
Nee. De aanpak schaalt naar de data die er is. Voor een KMO gaat het vaak om één specifiek proces, bijvoorbeeld orderverwerking of facturatie, niet om een organisatiebrede uitrol.
Welke data is hiervoor nodig?
Timestamps uit een systeem dat het proces al registreert: een ERP, een ordersysteem, een ticketing- of planningstool. Hoe vollediger die registratie, hoe scherper het beeld.
Is dit hetzelfde als een gewone procesanalyse?
Niet helemaal. Een gewone procesanalyse steunt op interviews en steekproeven. Process mining reconstrueert het proces uit de data die de systemen zelf al registreren, wat een objectiever en vollediger beeld geeft van wat er werkelijk gebeurt.
Wat is het verschil met de aanpak op Procesverbetering?
Procesverbetering vertrekt van het bredere probleem: waar de marge weglekt, met welke methode dan ook. Deze pagina is voor wie specifiek process mining als techniek wil inzetten of er meer over wil weten.
Wat kost een process mining-traject?
Beyond KPI zet geen prijzen online. In het vrijblijvende gesprek bepaalt u samen met Dennis de scope, daarna volgt een vast voorstel. Zo weet u vooraf wat u krijgt en wat het kost. Beyond KPI werkt op projectbasis, niet op dagprijs.
Wilt u weten hoe uw proces écht verloopt?
In één uur bekijkt u samen met Dennis of process mining iets voor uw proces oplevert, en wat een eerste, gerichte analyse kan tonen. Dat gesprek is volledig vrijblijvend. U ontvangt nadien een beknopt verslag van de besproken punten, ook als er geen project volgt.
Of begin met een Diagnosescan →
Of mail rechtstreeks: dennis.houthoofd@kpi.be